Tilojen vuokraus ja käyttö

Kirkolliset toimitukset ja perhejuhlat

Kirkolliset toimitukset (vihkimiset, hautajaiset, kaste ja kastejuhla, kodin siunaus) kirkoissa tai seurakunnan tiloissa ovat maksuttomia seurakuntamme jäsenille. Muihin tilaisuuksiin, kuten muistotilaisuus, hääjuhla, kokoukset tai syntymäpäivät voi seurakunnalta vuokrata tiloja. Varaukset kirkkoherranvirastosta.

Yhdistykset

Seurakunnan alueella toimivat seurakuntien kristilliset järjestöt ja veteraanijärjestöt voivat kokoontua seurakunnan tiloissa ilman korvausta (tilat kuitenkin varattava etukäteen). Tiloja voidaan vuokrata mahdollisuuksien mukaan myös muiden yhteisöjen kokous- ja harjoittelutiloiksi, mutta ei kuitenkaan puoluepoliittista eikä liiketaloudellista toimintaa varten. Epäselvissä tapauksissa seurakunta voi pyytää nähtäväksi tilaisuuden tarkan ohjelman ennen luovutuspäätöksen tekoa. Seurakunnan tilojen käytössä huomioidaan ensin oman seurakunnan toiminnalliset tarpeet. Tilat ovat vuokrattavissa tai varattavissa silloin, kun ne eivät ole seurakunnan omassa käytössä.

Konsertit kirkoissa

Vuokraa ei peritä paikallisten järjestöjen ja yhdistysten hyväntekeväisyys konserteista, eikä oppilaitosten, paikallisten orkestereiden ja kuorojen kirkkokonserteista, jos niihin myydään ohjelmia ja kirkkoon pääsee myös ilman ohjelmaa.

Ulkopuolisen järjestäjän pitämistä kirkkokonserteista laaditaan sopimus, jossa kirkko luovutetaan konserttipaikaksi ja samalla määritellään konsertin järjestäjäksi muu taho kuin seurakunta. Tällöin konsertin järjestäjä huolehtii yleisötilaisuuksiin liittyvistä velvollisuuksista. Yleisötilaisuuden järjestäjän on pääsääntöisesti tehtävä tilaisuudesta kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille Yleisötilaisuudet – Poliisi. Ilmoitus on tehtävä vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Tämä koskee kaikkia yli 200 henkilön tilaisuuksia.  Ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä sellaisesta yleisötilaisuudesta, johon osallistuu vain vähäinen määrä henkilöitä tai voidaan arvioida, että tilaisuuden luonne ei edellytä toimenpiteitä järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi.

Jos konserttiin myydään pääsylippuja, järjestäjältä peritään kirkon käytöstä vuokra, joka on Heinolan kirkosta ja Heinolan pitäjänkirkosta 10 % lipunmyynnistä. Konsertin ohjelmaan on kiinnitettävä ennakkoon huomiota, jotta se on sisällöltään kirkkoon sopiva.

Säännölliset tilavaraukset / Vuokrahinnat

Säännöllisesti toistuvissa tilavarauksissa (max. 4h/krt), jotka haetaan erillisellä tilojen käyttövuorohakemuslomakkeella seurakunnan tiloihin, peritään vuokrana 45 € / varattu käyttökerta (sisältää keittiön käyttökorvauksen). Tilavuokrat sisältävät alv 25,5 %.

Tilojen käyttö- ja vuokrauskäytännöt

Lasku tilavuokrista ja keittiön käytöstä tulee varauksen yhteydessä annettuun laskutusosoitteeseen. Tilojen varaus on voimassa vain varauspäivänä. Mikäli tila varataan myös valmistelupäiväksi, valmistelupäivältä veloitetaan hinnaston mukainen vuokra. Mikäli haluatte tutustua tiloihin etukäteen, voitte soittaa ja sopia tilaesittelyn. Varauksen voi peruuttaa veloituksetta viikkoa ennen tilaisuutta, sen jälkeen tehty peruutus veloitetaan täysimääräisesti.

Tilat

Tiloissa ei saa ylittää kyseisen tilan henkilömäärää. Avaimet saa hakea palveluemännältä tai taloustoimistosta virka-aikana. Jos pöytäjärjestystä muutetaan tilaisuuden ajaksi, se on muutettava tilaisuuden jälkeen takaisin. Lisäpöytiä ei seurakunnan puolesta kuljeteta talosta toiseen. Seurakunta koristelee tilat juhlapyhinä (joulu, pääsiäinen).

Keittiö

Keittiön ja astiaston käyttö kuuluu tilavuokraan. Astiat on pestävä koneellisesti ja laitettava kuivana paikoilleen. Tilavuokraan sisältyy myös kynttilänjalkojen ja maljakoiden käyttö. Kahvinkeittimien suodatinpaperia on saatavilla keittiössä. Tilojen käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan astioiden rikkoutumisesta ja muusta vahingosta palveluemännille erillisen korvauksen perimistä varten. Keittiötiloja varatessa tilaajan tulee nimetä vastuuhenkilö, jolla tulee olla voimassa oleva hygieniapassi. Kiinteistössä olevia astioita ja laitteita ei voida vuokrata ja lainata talon ulkopuolelle.

Pöytäliinat

Seurakunta voi liinoittaa pöydät. Pöytäliinoista veloitetaan hinnaston mukaisesti (6€/kpl). Tiloihin voi tuoda myös omat pöytäliinat ja liinoittaa itse.

Kynttilät

Elävät kynttilät sallitaan muistotilaisuudessa muistopöydässä ja kastetilaisuudessa kastepöydässä. 
Kirkonkylän srk-talon alasalissa ja yläsalissa saa laittaa kynttilän/pöytä.
Lampisalissa, Seurakuntakodissa ja Vanhassa pappilassa saa kynttilä olla vain muistopöydässä.

Liputus

Mahdollisesta liputuksesta vastaa tilaisuuden järjestäjä. Muistotilaisuuksissa lippu vedetään puoleen tankoon aamulla. Siunaamisen ja hautaustilaisuuden jälkeen omaiset voivat nostaa lipun ylös muistotilaisuuden ajaksi. Jos hautajaispäivänä on yleinen liputuspäivä, toimitaan suruliputuksen käytännön mukaan.

Koirat seurakunnan tiloissa

Koirien tuominen seurakunnan tiloihin ei ole sallittua. Ainoastaan työtehtävissä olevat koirat, kuten opas- ja avustajakoirat, voivat tulla sisälle seurakunnan tiloihin.

Siivous

Keittiön siivouksesta vastaa tarjoilun järjestäjä (pitopalvelu, vuokraaja). Lisäksi varaajan / käyttäjän tulee huolehtia tilojen siivouksesta niin, että seuraava tilaisuus voi alkaa ilman seurakunnan toimesta tapahtuvaa siivousta. Mikäli tilojen käyttäjä ei siivoa tiloja käytön jälkeen, siivouksesta veloitetaan 25 €/tunti käytetyn työajan mukaan sekä työehtosopimuksen mukaiset lisäkorvaukset sunnuntailta ja muilta kirkollisilta juhlapyhiltä huomioiden.

• Tilojen varaukset hoidetaan kirkkoherranvirastossa
• Seurakunnalla ei ole pitopalvelutoimintaa, joten tarjoilu pitää vuokraajan järjestää itse. Samoin muu somistus, kukat, kynttilät ym.
• Tiloihin pääsee kaksi tuntia ennen tilaisuutta.
• Ovien sulkemisesta tilaisuuden jälkeen sovitaan palveluemäntien kanssa.
• Jos tiloihin haluaa tutustua etukäteen, voi olla yhteydessä suoraan palveluemäntiin:
  Seurakuntakoti, Vanha pappila ja Vierumäen srk-talo p.  044 059 3405  ja Kirkonkylän seurakuntatalo p. 050 595 8878. Palveluemäntien yhteinen sähköpostiosoite on: heinola.palveluemannat@evl.fi